06 de febrero de 2025 - Tiempo de lectura 5 min
VoIP: qué es y cómo mejora las comunicaciones de tu empresa
Uno de los principales retos de las empresas es la de mejorar sus comunicaciones ya que son las principales responsables de que se produzca una coordinación efectiva entre los departamentos y proveedores de la empresa. Además, tener una buena estructura de comunicaciones permite mejorar la relación con los clientes, ofrecerles un servicio más personalizado y aumentar su fidelidad, ya que se les puede responder de forma rápida a sus necesidades y problemas. En este contexto, la tecnología VoIP ha permitido a las empresas, sobre todo a las pymes, no sólo mejorar sus comunicaciones, sino también reducir costes.
¿Qué es VoIP y para qué sirve?
VoIP o Voz sobre IP es una tecnología que utiliza Internet para realizar y recibir llamadas en lugar de emplear las líneas telefónicas tradicionales. Para ello, VoIP convierte la voz en datos digitales que se transmiten a través de la red en un proceso en el que la voz del emisor se captura para convertirlas en datos digitales que se envían a través de Internet en forma de paquetes, y el dispositivo receptor los vuelve a convertir en sonido. Los casos de uso son innumerables, ya que con VoIP se pueden realizar llamadas telefónicas, tanto locales como internacionales, videoconferencias, mensajería instantánea y hasta servicios de fax.
Son muchas las empresas que ya han implementado VoIP para beneficiarse de las ventajas que proporciona, fundamentalmente la reducción de costes. Las comunicaciones VoIP son especialmente atractivas para aquellas organizaciones que tengan clientes, o proveedores u oficinas en otros países ya que las llamadas a través de Internet son mucho más baratas que las llamadas tradicionales. Además, muchas aplicaciones de VoIP ofrecen llamadas gratuitas entre usuarios de la misma plataforma lo que es especialmente útil en aquellos entornos de teletrabajo o en empresas que cuentan con una amplia plantilla de trabajadores remotos.
Otra de las grandes ventajas de la VoIP es su flexibilidad ya que se puede integrar de forma sencilla con otros servicios de comunicación, como el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería instantánea o las plataformas de videoconferencia y colaboración.
Además, las soluciones de VoIP son altamente escalables, por lo que las organizaciones pueden ajustar fácilmente el número de líneas y servicios y adaptar a sus necesidades. Por ejemplo, si aumenta o disminuye la plantilla, los gestores de las comunicaciones de la empresa pueden aumentar o disminuir el número de líneas prácticamente al instante.
¿Qué diferencia hay entre telefonía IP y VoIP?
Uno de los problemas relacionados con la VoIP es que a veces se confunde con la telefonía IP. La confusión viene motivada porque ambas utilizan el protocolo IP, pero entre ambas hay algunas diferencias. La principal es que, mientras la telefonía IP puede abarcar una amplia gama de servicios, la VoIP limita a la transmisión de voz. Sin embargo, aunque la telefonía IP abarca más aspectos, depende de la VoIP para el envío de audios. Es decir, la VoIP es el pilar sobre el que se sustenta la telefonía IP.
La importancia de las centralitas
Una de las formas de hacer que la VoIP de una empresa sea más eficiente consiste en implementar una centralita. En este sentido, las organizaciones tienen dos opciones diferentes.
La primera son las denominadas centralitas VoIP, que pueden ser tanto físicas como virtuales y el control es llevado a cabo por la propia empresa. Este tipo de soluciones, aunque proporcionan todas las ventajas asociadas a la VoIP, tienen unos costes iniciales más elevados que los de una centralita IP virtual, ya que será la propia organización la que se encargará de su instalación, si se opta por un equipo físico, así como de su mantenimiento. Habitualmente, las empresas que optan por las centralitas VoIP suelen hacerlo por tener un mayor control sobre el sistema de comunicaciones.
Las centralitas VoIP eran las más solicitadas por las organizaciones hasta hace unos años, pero desde la adopción generalizada de servicios cloud, la centralita IP virtual ha ganado más adeptos. Su gran ventaja es que la centralita se encuentra alojada en la nube y se ofrece a las empresas como si fuera un servicio cloud más. Eso significa que la empresa no necesita realizar ninguna inversión en la instalación de hardware físico ni preocuparse de su mantenimiento.
Un ejemplo de ello es la centralita IP virtual One Net de Vodafone, que permite gestionar las llamadas de una empresa a través de una plataforma única cloud de comunicaciones. Se trata de una solución que se despliega de forma casi inmediata, por lo que resulta muy útil tanto para proyectos concretos como para escenarios temporales.
One Net, además de no suponer ningún gasto inicial para la organización, ya que no hay que implementar ningún tipo de hardware, es muy sencilla de configurar y se adapta a las necesidades de la organización gracias a su gran capacidad de escalado.
A diferencia de las centralitas VoIP, la centralita IP Virtual de Vodafone ofrece una mayor cantidad de funcionalidades, entre las que destacan una distribución inteligente de llamadas simultáneas, un servicio para atender o desviar llamadas a un asistente siguiendo las políticas definidas en el portal de gestión, una operadora automática que proporciona un servicio de gestión automática de llamadas para mejorar la logística, una extensión específica para puestos de recepcionista/operadora, y el servicio One Net Colabora que ofrece una solución completa de colaboración sin necesidad de que la empresa tenga que invertir en hardware ni software adicional.
Al ser un servicio alojado en la nube, esta centralita IP virtual no sólo reduce los costes asociados a las comunicaciones, sino que también permite a las empresas predecir los costes futuros en función de los consumos realizados.
En definitiva, la adopción de una centralita IP virtual permite mejorar la gestión de las comunicaciones de una organización, reducir los costes y facilitar la comunicación entre los empleados y clientes.
