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30 de abril de 2025 - Tiempo de lectura 3 min

Cómo automatizar el registro de jornada laboral en grandes empresas

El control horario es obligatorio en España desde la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019 y entró plenamente en vigor en 2025 con una actualización. De esta forma, todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral en el que se especifique el horario de inicio y fin de cada trabajador, sin importar su modalidad de trabajo, ya sea presencial, remoto, parcial, etc.

Aunque el registro de entrada y salida de los trabajadores a sus puestos no es nada nuevo, sí lo es la nueva realidad de muchos de esos trabajadores que ya no entran y salen de una oficina física, sino virtual, trabajando desde su casa o cualquier otro lugar en remoto, sin horarios estrictos. Entre esos cambios culturales en la empresa, ya no se trata tanto de puntualidad como de evitar abusos laborales o fraudes en las horas extras. Así, los viejos métodos, como relojes que marcan tarjetas o las hojas de firma, ya no son válidas y requieren su actualización a los nuevos tiempos. 
Cómo automatizar el registro de jornada laboral en grandes empresas


Por qué automatizar el registro jornada laboral 

La transformación digital ha redefinido la manera en que las grandes empresas gestionan sus procesos internos. Uno de los aspectos más estratégicos — y a menudo subestimados — es el registro de la jornada laboral. Automatizar este proceso ya no es solo una cuestión de cumplimiento legal: es una ventaja competitiva que impacta directamente en la productividad, el control de costes y la experiencia del empleado.

Frente a los métodos tradicionales, la automatización permite cumplir con la legislación de forma consistente, evitar errores humanos en el registro de horas, facilitar auditorías internas y externas con datos fiables y liberar recursos del departamento de RRHH para tareas más estratégicas. Es importante recordar que el incumplimiento puede acarrear sanciones.

Fichaje jornada laboral: automatización y precisión

La nueva normativa exige una serie de cuestiones que nos obligan a mejorar la forma en la que llevamos el control horario de trabajo y que serían difíciles de garantizar de forma manual:

  • El registro debe conservarse durante 4 años y estar disponible para empleados e inspección.
  • Se permite flexibilidad en el método (digital, manual o mixto), siempre que sea fiable y no manipulable.
  • Existen excepciones (alta dirección, transportistas, etc.).
  • El control horario incluye el registro de las horas efectivas trabajadas, excluyendo las pausas no laborales.
  • Permite detectar y compensar horas extra.
  • No es obligatorio entregar copias a los empleados, pero sí facilitar su consulta.

Cómo mejorar el control horario de trabajo

Una gestión eficiente del tiempo laboral comienza por utilizar soluciones que integren tecnología, facilidad de uso y adaptabilidad. Las plataformas modernas permiten:

  • Fichaje digital a través de aplicaciones móviles, terminales biométricos (en los casos excepcionales que se autorizan) o geolocalización.
  • Integración con sistemas de nómina y ERP para una gestión unificada.
  • Visualización en tiempo real de los datos de asistencia y ausencias.
  • Notificaciones automáticas de incumplimientos o anomalías.
Esto no solo mejora el control horario, sino que también empodera a los empleados con mayor transparencia y acceso a su información.

Ventajas del control horario automatizado

La clave del fichaje eficaz radica en su precisión y en su capacidad de adaptación a distintos tipos de jornada (remota, flexible, turnos rotativos, etc.). En este sentido, las soluciones automatizadas como la de CheckingPlan de Vodafone, la plataforma para gestionar tareas y registros de jornada, permiten registrar entradas y salidas con exactitud y sin intervención. Por ejemplo, detectan patrones de comportamiento y optimizan turnos, generan informes personalizables y exportables para la toma de decisiones o Data Driven HR, garantizando además la trazabilidad y seguridad de los datos.

Es decir, estas herramientas convierten el control horario en una fuente de inteligencia operativa, en lugar de un mero requisito administrativo.

Las empresas que ya han automatizado este proceso destacan beneficios tangibles como la reducción del absentismo (gracias a una mayor visibilidad), el ahorro de tiempo en tareas administrativas y la mejora del clima laboral al promover reglas claras y equidad.

La automatización del registro de jornada laboral permite cumplir con la normativa de manera constante con mínima intervención, es decir, optimizar los recursos humanos y detectar las necesidades reales de personal. Y la eficiencia en la gestión del control horario es clave, por lo que automatizar el registro de jornada no es solo una cuestión de tecnología, sino una apuesta estratégica por la innovación, la transparencia y la excelencia operativa. 

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