31 de julio de 2019 - Tiempo de lectura 1 min
Una forma de organizar tus gastos que se adapta a las necesidades de tu empresa.
Administrar un negocio no es fácil, especialmente cuando se trata del tuyo propio. Las facturas se multiplican, los proveedores están pendientes del control de los pagos mensuales, los gastos se elevan… Ser autónomo o empresario obliga a tener un método organizativo muy bien estructurado para no dejar nada sin controlar.
Existen multitud de gastos que pueden ser fijos o variables. Si bien los gastos fijos son los mismos cada mes, contabilizar los variables puede suponer algo más de conflicto. Puede darse el caso de que algunos de estos gastos no te afecten todos los meses, sino solo unos pocos al año. O puede ocurrir que la cuantía varíe y sea diferente en cada ocasión.
Para tener controlados todos estos datos sin dedicar un tiempo excesivo a ello, es necesario contar con un sistema eficaz que te facilite el proceso. Y no, un archivador físico con folios donde apuntas los gastos no es lo más eficiente. Además, es recomendable que chequear estos gastos se convierta en una tarea rutinaria para detectar rápidamente cualquier discordancia. Si cada dos semanas actualizas tu hoja de gastos estarás al día de cualquier variación.
No siempre es fácil encontrar una forma de organización efectiva y rigurosa. Por ello es recomendable regularizar todos los gastos que tienes por separado. En este post te proponemos una plantilla con la que podrás llevar al día todo el control de pagos mensuales.
1.Personaliza tu plantilla
Incluye el nombre y logo de tu empresa en la pestaña "Inicio", así como los datos de contacto. En caso de que quieras compartir tu plantilla con otros directivos o empleados, te proponemos importarla a Google Drive para convertirla en colaborativa.
2. En la pestaña "Pagos mensuales" encontrarás cuatro bloques de contenido. En primer lugar, verás un cuadro con la suma total de los pagos que debes realizar cada uno de los meses. Este se actualiza según vayas incluyendo cantidades en el bloque "Pagos mensuales previstos".
3. El siguiente bloque, "Pagos mensuales previstos", te permite listar todas las facturas que vas recibiendo, el proveedor que las emite, la cantidad que debes abonar y el vencimiento (en caso de que haya). Cada columna tiene un desplegable en el que puedes seleccionar datos. Por ejemplo, si solo quieres ver los gastos que vencen en un mismo mes o los respectivos de cada proveedor, filtra el mes o proveedor indicado.
4. El cuadro "Detalle de pagos mensuales" tiene como objetivo unificar todas las cantidades que se deben pagar por meses. Según añadas cuantías, estas se sumarán automáticamente en el bloque superior "Totlaes por mes". En caso de que quieras ver únicamente un importe, podrás seleccionarlo a través del desplegable de cada casilla de mes.
El funcionamiento de la plantilla es muy sencillo, y te da la opción de controlar todos los pagos, ver cuáles has realizado y cuáles tendrás que afrontar los próximos meses. Te recomendamos actualizar esta plantilla frecuentemente para evitar perder el control de alguna factura.
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