16 de septiembre de 2024 - Tiempo de lectura 4 min
Estrategias para maximizar el rendimiento empresarial: Preparación para el último trimestre
Estrategias para maximizar el rendimiento empresarial. Un análisis de las mejores prácticas para cerrar el año con fuerza, incluyendo la optimización de procesos, la revisión de presupuestos y las tácticas de motivación para el equipo.
El último trimestre del año es un período crucial para las empresas, ya que marca el cierre del ejercicio fiscal y la preparación para el próximo año. Por eso, es un buen momento para hacer una extensa revisión de cómo está organizado nuestro negocio y detectar oportunidades de mejora.
Abordamos esta puesta a punto desde tres puntos de vista: procesos, presupuestos y personal.
Procesos para maximizar el rendimiento
Que las cosas siempre se hayan hecho de una determinada manera no significa que esté bien. O que no tenga su ventana de oportunidad para ser mejorados.
Por eso, revisar los procesos (productivos, de gestión, de trámites…) es fundamental para mejorar la eficiencia y reducir costes.
El primer paso es identificar aquellas maneras de proceder que son ineficientes, bien porque nos generan retrasos o porque nos están generando costes adicionales.
Un ejemplo común de procesos ineficientes en las empresas es la gestión documental. Esta ineficiencia puede deberse a que se cuenta con un sistema organizado para almacenar y recuperar documentos, lo que hace que los empleados pierdan una cantidad de tiempo importante cuando buscan o quieren actualizar determinada información. Utilizar métodos antiguos y no digitalizados para la gestión de documentos puede ralentizar el flujo de trabajo y aumentar la probabilidad de errores, así como caer en repetición innecesaria de tareas (como, por ejemplo, que varios departamentos introduzcan los datos de un cliente en bases de datos).
Por supuesto, la falta de formación de los empleados (especialmente a la hora de manejar determinadas herramientas tecnológicas) también supone, como mínimo, ineficiencias para la empresa, como pérdida de tiempo, cometer errores o tardar más en completar sus tareas.
Una vez que hemos identificado esas ineficiencias, es clave ponernos manos a la obra para cambiar estos procesos y mejorar los flujos de trabajo. Recuerda que las nuevas tecnologías, como la Inteligencia Artificial, pueden ayudarte a automatizar tareas y evitar errores.
Presupuestos
La revisión y ajuste del presupuesto es una práctica esencial para mantener la salud financiera de la empresa. Se trata de una práctica que ofrece múltiples ventajas a las empresas, puesto que los gestores tienen una visión clara y actualizada de las operaciones y resultados, facilitando la toma de decisiones informadas. En función de estos resultados y de las previsiones, se pueden replantear los objetivos y modificar también los presupuestos para poder abordar acciones específicas que ayuden a conseguir estos retos. Es decir, que se hace una optimización de los recursos y se ayuda a esta gestión eficiente de los procesos.
Además, esta revisión permanente de los presupuestos permite identificar problemas con antelación, lo que ayuda a tomar medidas correctivas a tiempo, lo que también reduce los riesgos, tanto financieros como
operativos.
Por eso, y de cara a afrontar este último periodo del año, las empresas deben revisar su desempeño financiero para identificar cuáles son aquellas áreas en las que tenemos oportunidad de mejorar los resultados y en los que debemos centrar la estrategia. Esto, a su vez, permitirá ajustar el presupuesto para que no haya efectos colaterales.
Esta revisión de los presupuestos en el último trimestre debe servir, sobre todo, para encarar la recta final de una manera mucho más realista. Una de las principales dificultades a las que se enfrentan los directores financieros es hacer una previsión de cómo se va a comportar el año. Los últimos ejercicios, con pandemias y guerras de promedio, son claros ejemplos de lo volátil que puede ser el mercado y la dificultad de hacer predicciones sobre cómo se va a comportar la demanda y la oferta. Por eso, septiembre es un buen mes para ajustar esas previsiones y hacer una proyección realista de cómo va a acabar el año para nuestro negocio.
Aunque la inflación empieza a dar muestras de estabilización, la llegada de un nuevo año siempre conlleva subidas en los costes, por lo que las empresas deben prepararse desde este último trimestre en la contención de esta partida. Hay algunos que son esenciales y prioritarios a los que, quizá, no podamos renunciar, pero las empresas deben detectar aquellas partidas en las que, bien a corto, bien a largo, se pueden reducir los gastos.
Personal
Las empresas son, básicamente, lo que son las personas que lo forman. Por eso, tener un equipo motivado es clave para alcanzar los objetivos empresariales.
Como veíamos antes, de nada nos valdrá tener los mejores procesos empresariales, alineados con la estrategia financiera, si los empleados no están capacitados para utilizar estas herramientas o si no están implicados en el objetivo corporativo.
Por tanto, es un buen momento para revisar nuestra política de comunicación (incluso viendo si es necesario incorporar algún canal más), tanto de forma horizontal como vertical (y en sentido ascendente y
descendente).
Al igual que a la hora de revisar los presupuestos se analizan cuáles son los objetivos, de cara al personal también podemos implantar lo que se conoce como estrategias SMART. Se trata de un acrónimo inglés con el que se describen los objetivos en cinco características clave: específicos (Specific): deben ser precisos y claros; medibles (Measurable) para poder hacer un seguimiento del progreso; alcanzables (Achievable) con los recursos disponibles; relevantes (Relevant), alineados con las metas generales de la organización; y de duración limitada (Time-bound) para asegurar que se cumplan en un plazo específico.
Por supuesto, cuando estos retos SMART son logrados, el reconocimiento y la recompensa a los empleados también juega un papel clave para seguir avanzando y mejorando como empresa.
