La facturación entra en una nueva etapa para las pymes

Uno de los peores escenarios a los que puede enfrentarse una pyme es ver paralizados procesos esenciales como la facturación, la contabilidad, los presupuestos o la atención al cliente. Y todo ello es lo que puede ocurrir si un empleado, al encender su ordenador, se encuentra con una petición de rescate en la pantalla o descubre que el disco duro no responde.

Tanto si se trata de una avería del hardware como de un ataque de ransomware, la actividad de la empresa puede quedar paralizada si no se dispone de un protocolo de respuesta rápida. Por este motivo, es importante contar con un servicio de soporte informático especializado que ayude a resolver la incidencia y recuperar la actividad cuanto antes.

Cuando se habla de infraestructuras críticas, pensamos en aquellas instalaciones, redes y sistemas esenciales para el funcionamiento de un país y que, habitualmente, asociamos a los servicios públicos que dependen del Estado. Hospitales, centrales energéticas, industrias clave, redes de transporte o medios de comunicación que, si fueran atacados, paralizarían ese país. Con la llegada de la digitalización, todas esas infraestructuras críticas dependen cada vez más de las redes de telecomunicaciones y, como tales, están contempladas en los planes de contingencia de las autoridades y sujetas a una normativa de protección, mantenimiento y resiliencia muy estricta. Es fácil comprender la importancia vital de estas medidas, solo con echar la vista atrás y recordar episodios catastróficos y emergencias recientes, donde todas esas infraestructuras se pusieron a prueba de la noche a la mañana.

Lo que está cambiando es nuestra percepción de esos riesgos y del papel que juega tu empresa en esa cadena de suministro, sea del tamaño que sea y sin importar si el sector es considerado esencial o no.

El calendario de VeriFactu vuelve a cambiar. El Ministerio de Hacienda ha anunciado su intención de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes de adaptación de los Sistemas Informáticos de Facturación, que hasta ahora estaban previstas para enero y julio de 2027.

El objetivo es alinear su implantación con la factura electrónica obligatoria y facilitar que pymes, autónomos y empresas puedan afrontar ambos cambios de forma coordinada. Aunque la modificación todavía debe concretarse normativamente, el nuevo escenario amplía de forma significativa el margen para revisar el software y preparar los procesos de facturación.

Correo electrónico, videollamadas, almacenamiento en la nube, documentos compartidos y, cada vez más, herramientas de inteligencia artificial (IA). Las suites de productividad se han convertido en una pieza fundamental del trabajo diario de cualquier pyme. Sin embargo, elegir la plataforma más adecuada no siempre resulta sencillo.

¿Pero cuál elegir? ¿Microsoft 365 o Google Workspace? Ambas plataformas ofrecen funcionalidades similares, pero presentan diferencias que pueden influir en la forma de trabajar, los costes y la gestión de la información de una empresa.

A continuación, analizamos sus diferencias para ayudarte a tomar una decisión informada.

Estamos hiperconectados y, aunque la digitalización ofrece innumerables ventajas y oportunidades de negocio, también puede generar nuevos problemas cuando las herramientas se acumulan sin una estrategia común. Es lo que se conoce como tool sprawl o proliferación descontrolada de aplicaciones, plataformas y servicios digitales, que a menudo terminan ofreciendo funciones similares o funcionando de forma independiente. Esto se traduce en licencias redundantes, mayores costes de soporte y empleados que pierden tiempo saltando de una aplicación a otra para localizar información o comunicarse con sus compañeros.

El problema no es solo tecnológico, sino también económico y organizativo. Cuando distintos departamentos contratan herramientas sin una visión conjunta, resulta difícil conocer su coste real. A ello se suman las horas que los equipos de IT dedican a gestionar usuarios, administrar licencias, resolver incidencias y mantener plataformas que no siempre están integradas.

Si tu organización ha ido incorporando soluciones a medida que surgían nuevas necesidades, la renovación anual de contratos puede ser una buena oportunidad para revisar el conjunto. Identificar qué herramientas se utilizan realmente, qué funcionalidades están duplicadas y qué servicios podrían consolidarse permite detectar gastos evitables y simplificar la gestión.

Además, existen nuevas soluciones que tal vez no conozcas, como las comunicaciones unificadas, que ofrecen una vía para simplificar este ecosistema, siempre que la decisión se base en un análisis riguroso de los costes, las necesidades de los usuarios y los requisitos técnicos.

Permitir que los empleados utilicen su smartphone personal para trabajar (BYOD) es una práctica muy extendida entre las pequeñas y medianas empresas. A primera vista, puede parecer una decisión económica que reduce los costes inmediatos de adquirir teléfonos corporativos y facilita la movilidad de la plantilla.

Sin embargo, ese supuesto ahorro puede dar lugar a conflictos laborales, pérdida de información comercial y brechas de seguridad si no se establecen medidas adecuadas de protección y gestión de los dispositivos.