Formar a la plantilla vs. comprar más software: cómo equilibrar la formación de los empleados y la protección tecnológica

Estamos hiperconectados y, aunque la digitalización ofrece innumerables ventajas y oportunidades de negocio, también puede generar nuevos problemas cuando las herramientas se acumulan sin una estrategia común. Es lo que se conoce como tool sprawl o proliferación descontrolada de aplicaciones, plataformas y servicios digitales, que a menudo terminan ofreciendo funciones similares o funcionando de forma independiente. Esto se traduce en licencias redundantes, mayores costes de soporte y empleados que pierden tiempo saltando de una aplicación a otra para localizar información o comunicarse con sus compañeros.

El problema no es solo tecnológico, sino también económico y organizativo. Cuando distintos departamentos contratan herramientas sin una visión conjunta, resulta difícil conocer su coste real. A ello se suman las horas que los equipos de IT dedican a gestionar usuarios, administrar licencias, resolver incidencias y mantener plataformas que no siempre están integradas.

Si tu organización ha ido incorporando soluciones a medida que surgían nuevas necesidades, la renovación anual de contratos puede ser una buena oportunidad para revisar el conjunto. Identificar qué herramientas se utilizan realmente, qué funcionalidades están duplicadas y qué servicios podrían consolidarse permite detectar gastos evitables y simplificar la gestión.

Además, existen nuevas soluciones que tal vez no conozcas, como las comunicaciones unificadas, que ofrecen una vía para simplificar este ecosistema, siempre que la decisión se base en un análisis riguroso de los costes, las necesidades de los usuarios y los requisitos técnicos.

Permitir que los empleados utilicen su smartphone personal para trabajar (BYOD) es una práctica muy extendida entre las pequeñas y medianas empresas. A primera vista, puede parecer una decisión económica que reduce los costes inmediatos de adquirir teléfonos corporativos y facilita la movilidad de la plantilla.

Sin embargo, ese supuesto ahorro puede dar lugar a conflictos laborales, pérdida de información comercial y brechas de seguridad si no se establecen medidas adecuadas de protección y gestión de los dispositivos.

Correo electrónico, videollamadas, almacenamiento en la nube, documentos compartidos y, cada vez más, herramientas de inteligencia artificial (IA). Las suites de productividad se han convertido en una pieza fundamental del trabajo diario de cualquier pyme. Sin embargo, elegir la plataforma más adecuada no siempre resulta sencillo.

¿Pero cuál elegir? ¿Microsoft 365 o Google Workspace? Ambas plataformas ofrecen funcionalidades similares, pero presentan diferencias que pueden influir en la forma de trabajar, los costes y la gestión de la información de una empresa.

A continuación, analizamos sus diferencias para ayudarte a tomar una decisión informada.

El aumento de la ciberdelincuencia ha convertido la gestión del riesgo digital en una prioridad económica para las empresas. Ante la imposibilidad de garantizar una protección absoluta, el seguro de ciberriesgo se ha consolidado como una herramienta para hacer frente a las consecuencias económicas de los incidentes de seguridad, tanto por los daños propios como por las posibles responsabilidades frente a terceros.

Sin embargo, disponer de una póliza no garantiza que cualquier incidente vaya a quedar cubierto ni que la indemnización se abone por completo. Las condiciones de contratación, las medidas de seguridad declaradas y las circunstancias del siniestro pueden ser determinantes.

Una de las cuestiones clave para el director financiero (CFO) a la hora de contratar o renovar una póliza es conocer qué controles exige la aseguradora, cómo demostrar que estaban operativos y qué consecuencias puede tener una deficiencia técnica cuando se produce una intrusión. En definitiva, no se trata solo de cuánto cuesta el seguro, sino de qué nivel de protección puede acreditar la empresa.

Los usuarios consultan sus smartphones a diario para acceder a información, resolver dudas y realizar gestiones de forma rápida y sencilla. Por eso, la mensajería RCS y los SMS masivos se han convertido en dos herramientas útiles para que las pymes se comuniquen directamente con sus clientes. Estas soluciones permiten combinar el alcance de los SMS, capaces de llegar a prácticamente cualquier línea móvil, con experiencias más interactivas y enriquecidas que favorecen la relación con el cliente.

A medida que una pyme crece, también lo hacen sus necesidades de comunicación. Para resolverlas, muchas empresas optan por entregar un smartphone a cada empleado para que gestione sus propias llamadas.

Esta solución puede parecer práctica, pero también puede provocar una pérdida silenciosa de oportunidades de negocio. Si un cliente llama y encuentra la línea ocupada, es posible que no vuelva a intentarlo y contacte con un competidor. Por este motivo, organizar la atención telefónica va más allá de repartir móviles. Es necesario garantizar que las llamadas lleguen a la persona adecuada y evitar que una consulta sin atender se convierta en una venta perdida.