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06 de julio de 2023 - Tiempo de lectura 4 min

4 aplicaciones para ayudarte a gestionar tus equipos y proyectos

Para que puedas centrar tu foco en el negocio

Sabemos lo complicado que puede ser mantener un control sobre todos los aspectos que atañen a tu empresa. Proyectos, documentos, archivos, mails, vacaciones, fichajes, ausencias y asignaciones son solo algunos de los principales apartados que debes tener en cuenta dentro de tu compañía.
Este nivel de gestión añadido puede afectar al desempeño de las labores cotidianas y generar problemáticas si no se gestionan de manera adecuada, incentivando el caos y provocando una bajada acusada de la productividad, evitando de esta manera llegar a los objetivos establecidos.
Por suerte, hay a tu disposición toda una serie de herramientas especialmente diseñadas para simplificar la gestión en estas áreas, permitiendo así que centres la atención en otros aspectos más importantes como el desempeño de tu actividad o la calidad en los resultados finales.

Aplicaciones enfocadas a la gestión y administración de proyectos

La gestión de proyectos es fundamental para lograr buenos resultados. Varias aplicaciones permiten desempeñar este tipo de tareas a través del uso de herramientas interactivas y de colaboración entre los equipos, generando sinergias y mejorando la productividad.

Microsoft Teams

Esta aplicación ofrece todo un abanico de elementos colaborativos, entre los que encontramos la comunicación en tiempo real, vía chat en grupo o individual. Este chat permite enviar emojis, gifs y stickers, profundizando en las vías de comunicación que ofrecen los chats de texto.
Por otro lado, también dispone de un servicio de llamadas en audio y video dentro de la aplicación. Además, podrás realizar videollamadas y reuniones bien sea de manera individual o en grupo, con calendarios integrados.
En cuanto a la gestión de archivos, dispone de almacenamiento y colaboración para el control de archivos, pudiendo participar en ellos en tiempo real, almacenándolos en otras aplicaciones integradas de Microsoft como SharePoint o OneDrive.
Para la gestión de tareas y proyectos, Teams permite crear y asignar proyectos a miembros del equipo, manteniendo un calendario y control sobre las actividades que realiza cada miembro y permitiendo buscar archivos o conversaciones con facilidad gracias a su poderoso buscador integrado.

Calendly

Se trata de una aplicación enfocada a simplificar la programación y la gestión de horarios. Permite mantener un control real sobre la disponibilidad y actividad de tus empleados, ayudando en el desempeño de tareas y facilitando la asignación de tareas y proyectos.
Calendly dispone de múltiples funcionalidades, entre las que encontramos la programación de citas, bien sean reuniones individuales, de grupo o sesiones de demostración. Pudiendo establecer la duración, intervalos y días disponibles. Además, permite generar un enlace personalizado de programación, con el que puedes compartir con otras personas tu disponibilidad y horario, que además es interactivo para poder agendar citas sin necesidad de llamadas o correos.
Permite la personalización y branding, pudiendo agregar tu logotipo, colores y texto personalizado para crear una experiencia de reserva coherente con tu marca.
Otros aspectos como la sincronización de calendarios o los recordatorios y notificaciones permiten integrar aplicaciones de calendario externas como Google Calendar, Outlook o iCloud entre otras, así como enviar notificaciones o recordatorios automáticas vía correo electrónico para los participantes de las citas agendadas.

Aplicaciones enfocadas a la gestión de procesos empresariales y gestión de documentos

Exact Synergy

Se trata de una plataforma de software empresarial que ofrece soluciones integradas de la gestión de procesos empresariales (BPM) y gestión de documentos. Es una aplicación ideal para ayudar a las organizaciones a automatizar y optimizar sus procesos comerciales y mejorar la colaboración.
Permite la gestión de archivos, para almacenar, organizar y controlar de manera segura los documentos relacionados con los procesos comerciales. Pudiendo además establecer permisos de acceso, establecer flujos de aprobación y realizar un seguimiento de versiones y cambios de los documentos.
Permite la colaboración y comunicación dentro de la organización, pudiendo compartir información, documentos y conocimientos con los miembros del equipo, permitiendo discusiones, asignación de tareas y responsabilidades entre los usuarios. Dispone de una función para generar informes y paneles de control para monitorear el rendimiento y el progreso de los procesos.
La gestión de los recursos humanos también es posible desde la aplicación y entra en aspectos de mayor profundidad que otras aplicaciones, como la gestión de registros de tiempo, el seguimiento de vacaciones y ausencias, así como la gestión de habilidades y competencias.

Sésame Time

La aplicación de Vodafone se diferencia de otras aplicaciones enfocadas a la productividad, combinando lo mejor de ambos mundos, tanto la gestión, como asignación de proyectos y tareas, también el control de calendario y disponibilidad de los empleados. Une aspectos como el control horario, permitiendo un registro detallado de entradas y salidas de los empleados con una gestión centralizada, además también dispone de un apartado de vacaciones, facilitando la organización calendarios de equipo, así como la administración automatizada de solicitudes y aprobaciones.
Dispone de una asignación de tiempo a proyectos y tareas, un cronómetro de tareas para saber en qué proyectos se invierte el tiempo y los recursos de la empresa, con el fin de optimizar su empleo. Para poder tener una visión en detalle de las asignaciones y la gestión del tiempo la aplicación ofrece métricas en tiempo real, con aspectos desglosados relacionados con el saldo en horas extra, tiempo trabajado dentro y fuera de la oficina y horas realizadas entre otros, que permiten a cada empleado obtener una imagen orientativa de su desempeño.
Otra de las ventajas que ofrece esta aplicación es la accesibilidad de la misma, ya que todo se puede gestionar desde la aplicación móvil y a través de una interfaz de usuario simple e intuitiva que permite navegar por las diferentes funcionalidades de manera sencilla y rápida.
Desde el punto de vista legal, la aplicación ofrece además informes adaptados a la Ley de Trabajo, que proporcionan información precisa y detallada sobre diferentes aspectos relacionados con el empleo y las condiciones laborales de los trabajadores.

¿Qué aplicación debo elegir?

Sea cual sea tu área de negocio, tener una buena organización te permitirá mejorar los niveles de productividad y la satisfacción entre los empleados. Elegir una aplicación, o varias, que cubran las necesidades de tu empresa, te permitirá automatizar muchos aspectos de la gestión de proyectos, documental y de recursos humanos, permitiendo que te centres en lo que de verdad importa, el cliente.

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