01 de febrero de 2023 - Tiempo de lectura 3 min

Es aquí donde entra la política de custodia de datos del Reglamento General sobre Protección de Datos (GDPR). Independientemente de dónde se trabaje, el GDPR impone estrictas normas para garantizar que las empresas hacen todo lo necesario para proteger los datos de los consumidores. Por tanto, tanto si trabajas en una oficina como en la cocina de tu casa, es esencial que conozcas cuáles son tus responsabilidades en lo relativo a la recogida, almacenamiento y gestión de datos personales y que informes también a tus empleados.
Veamos algunos principios de seguridad para el almacenamiento de datos que son fáciles de implementar.

¿Qué es el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)?

Antes de empezar, conviene conocer primero lo que recoge el GDPR. Introducido por primera vez en 2018 e implantado en toda Europa, el GDPR es una de las normativas sobre privacidad y seguridad más exigentes del mundo. Se diseñó para informar sobre cómo recoger, utilizar, almacenar y proteger los datos de las personas físicas, tanto en línea como fuera de línea, e imponer restricciones al tratamiento que las organizaciones pueden dar a dichos datos. Y por datos entendemos desde el nombre y la dirección de una persona hasta cualquier información que pueda utilizarse para identificarla

¿Cómo afecta al teletrabajo?

La complejidad añadida que representa el trabajo en remoto es que resulta más difícil no incurrir en filtraciones de datos, dado que la información a menudo circula y se almacena en varios dispositivos.
Para los que no sepan nada sobre esto, si utilizas tus propios dispositivos para trabajar corres el riesgo de mezclar la información de la empresa con tu propia información personal. Aunque trabajar desde tu un portátil o un móvil de tu propiedad es más cómodo, si no es del todo seguro, podrías propiciar una posible filtración de datos.
Por tanto, hacer clic en links desconocidos, abrir adjuntos de personas que no conoces o visitar páginas web sospechosas representan una amenaza que deberías tener en cuenta. La mejor manera de mantener seguros los datos que obtiene la empresa es dotar a la plantilla de portátiles y móviles autorizados o implantar políticas de seguridad muy claras que apliquen a todos los dispositivos personales.

Mejores prácticas para el almacenamiento de la información

Conviene saber que la recogida y utilización de la información fuera de la oficina no infringe las normas del GDPR, sin embargo, toda información debe estar protegida frente a cualquier posible riesgo, independientemente de dónde se guarde.
La mejor manera de mantener los datos seguros es a través de un software de cifrado. Dicho software velará por la protección de los datos personales cuando éstos circulen por la empresa y garantizará que sólo podrán leer dicha información las personas autorizadas para ello.
Otra alternativa para mantener la información segura es utilizar una VPN o Red Privada Virtual. Básicamente una VPN oculta los datos online y los protege frente a posibles piratas informáticos.

Formación en riesgos y en cumplimiento normativo

Una de las mejores formas de reducir el riesgo es asegurarse de que tus empleados saben cómo guardar los datos personales y corporativos de forma segura y de que se les ha concienciado sobre los posibles riesgos. Si inviertes en un curso formativo y haces que tus empleados lo realicen de forma obligatoria, podrán aprender a identificar y prevenir un problema atajándolo de raíz.
Para garantizar que tus empleados cuentan con la información más reciente y precisa, la mayoría de los cursos sobre privacidad y protección de datos son de pago. Aunque pueda parecer que se trata de un coste innecesario, podría ahorrarte miles de euros en multas si tu personal incumple las obligaciones del GDPR. Se trata de curso de dos días de duración que ofrece una introducción completa sobre todo lo que necesitas saber acerca del GDPR.
Independientemente del lugar desde el que trabajen, todos los empleados tienen la responsabilidad de asegurarse de que la información sensible se guarda de forma segura. Después de todo, una filtración de datos no sólo tendrá importantes repercusiones con respecto al cumplimiento del GDPR, sino que los clientes perderán toda la confianza en tu empresa. Por ello, establecer un proceso seguro de almacenamiento de datos es crucial para proteger la reputación de tu negocio, aunque esto solo no significará que tu empresa esté cumpliendo la normativa.
Si sigues las sencillas pautas que te marcamos aquí, podrás dejar de responder de forma reactiva y actuar de forma proactiva; reducir los riesgos de seguridad antes de que surjan es la mejor manera de empezar a cumplir las obligaciones sobre almacenamiento que dicta la ley y a proteger a tus clientes.

Cumplir la normativa del GDPR implica muchas cosas. Si deseas obtener más información, nuestro equipo de Asesores Digitales de V-Hub  están a tu disposición para ofrecerte asesoramiento personalizado gratuito.

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