30 de enero de 2024 - Tiempo de lectura 6 min
Qué es el nuevo buzón de denuncias interno obligatorio y cómo puedes instalarlo en tu empresa
Desde el 1 de diciembre de 2023 todas las empresas con más de 50 empleados están obligadas a contar con un canal interno de denuncias.
Se trata de una nueva obligación a la que hacer frente de forma inapelable, pero para la que ya existen herramientas digitales que te permiten cumplirla de forma rápida, eficaz y asequible. Te contamos en qué consiste la nueva ley y cómo puedes adecuar tu empresa a este nuevo requisito.
¿Qué es la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción?
El objetivo es muy sencillo, permitir que cualquiera que sea testigo o conocedor de una mala práxis en una empresa pueda denunciarlo. Pero, como suele decirse ¿quién le pone el cascabel al gato? En este sentido, el artículo 1 de la Ley 2/2023 es muy claro en los fines por los que se promulga: “otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones a que se refiere, a través de los procedimientos previstos en la misma”.
Es decir, que se trata de garantizar que quien denuncie prácticas incorrectas en una empresa, pueda hacerlo de forma libre y sin coacciones ni represalias. Pero hay más.
Dentro del proceso de Transformación Digital de nuestra economía, el segundo punto de ese artículo también explica que es intención de los gobernantes que se produzca “el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público”.
¿Por qué ahora esta nueva norma? Esta ley es una adecuación a la Directiva (UE) 2019/1937, conocida como Directiva Whistleblowing, y fue incorporada al ordenamiento jurídico español con el propósito de prevenir y detectar transgresiones. La Ley 2/2023 busca erigir un marco normativo integral que resguarde de manera efectiva a aquellos individuos que denuncien la comisión de faltas contempladas en la Directiva (UE) 2019/1937, así como conductas pasivas o activas que puedan constituir infracciones penales o administrativas graves.
¿En qué se traduce esto para tu empresa? Pues, básicamente, conforme a lo dispuesto en la ley, las entidades con un personal que oscile entre 50 y 249 trabajadores deben poner a disposición un canal de denuncias antes del 1 de diciembre de 2023. Si aún no lo tienes, sigue leyendo.
Esta obligación de implementar el sistema de denuncias varía según el tamaño de la entidad: aquellas con 250 empleados o más, incluyendo administraciones y organismos, debían tener operativo el canal antes del 13 de junio de 2023. Por otro lado, las empresas con un personal de 50 a 249 trabajadores y municipios con menos de 10 mil habitantes contaban con plazo hasta el 1 de diciembre de 2023 para poner en funcionamiento su sistema de denuncias.
¿Qué ocurre si no cuento con un canal de denuncias interno?
Si aún no has creado este canal de denuncias interno te enfrentas a consecuencias que, de ser considerada una infracción muy grave, conlleva sanciones económicas que oscilan entre los 30.001 y los 300.000 euros para las empresas afectadas. Adicionalmente, la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) se reserva el derecho de aplicar medidas adicionales, tales como amonestaciones públicas, la prohibición de obtener subvenciones o beneficios fiscales por un máximo de cuatro años, así como la prohibición de contratar con el sector público durante un plazo de hasta tres años.
¿Cómo debe ser el canal de denuncias de mi empresa?
Como puedes imaginar, no basta con poner un buzón físico en la oficina o establecer un correo electrónico, ya que serían fácilmente rastreables y carecen de eficacia para cumplir con la ley. El texto destaca la importancia de establecer canales de denuncia interna efectivos en una organización y por ello se enfatiza en varios requisitos que estos canales deben cumplir:
1. Accesibilidad: Los canales deben ser claros, de fácil acceso y proporcionar información transparente sobre los procedimientos de denuncia.
2. Confidencialidad y anonimato: Se deben tomar medidas para preservar la identidad de los denunciantes, evitando el acceso no autorizado a los canales de denuncia.
3. Información y formación: Es crucial que la plantilla conozca sus derechos y los procedimientos para presentar denuncias. Además, el personal encargado de tratar denuncias debe recibir formación, especialmente en protección de datos.
4. Acuse de recibo: Se debe proporcionar un acuse de recibo al denunciante dentro de un plazo establecido.
5. Plazo de respuesta razonable: Debe haber un límite de tres meses para informar a los denunciantes sobre las medidas tomadas y los motivos del seguimiento de la denuncia.
6. Comunicación continua: Se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y solicitar información adicional si es necesario.
7. Seguimiento y revisión: Se destaca la importancia de realizar un seguimiento continuo y revisar el sistema en caso de detectar desviaciones, incluso considerando auditorías externas.
8. Participación de la RLT: Se resalta la necesidad de negociar con la representación legal de las personas trabajadoras en la implantación de medidas relacionadas con la denuncia interna.
9. Eliminación de datos: Se debe establecer un procedimiento para eliminar o suprimir los datos una vez tramitadas las denuncias, cumpliendo con los plazos establecidos.
10. Régimen disciplinario: Se debe definir claramente el régimen disciplinario asociado a los incumplimientos detectados, en relación con el código ético o protocolo antiacoso de la empresa.
11. Evitar represalias: Se subraya la importancia de asegurar que los denunciantes no sufran represalias laborales y se hace referencia a la obligación legal de prevenir el acoso, especialmente en el ámbito de la salud y seguridad en el trabajo.
Una solución digital para cumplir con el canal de denuncias
Como apuntábamos al inicio y al desgranar los vericuetos de la nueva obligación, existen soluciones tecnológicas de fácil aplicación en todos los aspectos. Fácil para integrar en sus sistemas y estructura, fácil para el denunciante y fácil para los responsables de recibir esas notificaciones.
Es el caso de CheckingPlan – Canal de denuncias una solución basada en app disponible para los clients de Vodafone Business.
Tiene un diseño sencillo, respnsive e intuitivo que, además, es personalizable con su logo y color coprorativo.
Pero, donde más se aprecia la potencia de su capacidad de personalización como herramienta, es en la funcionalidad de su uso.
Para el denunciante, una forma sencilla y segura:
1- ACCESO: La persona que quiere poner una denuncia accede a la plataforma y selecciona si quiere dar de alta una denuncia o hacer seguimiento.
2- TIPO DE DENUNCIA: Al dar de alta la denuncia, inicialmente selecciona si quiere realizarla de manera nominal, o anónima.
3- DENUNCIA: Añade una nueva denuncia indicando el tipo, detalles y adjuntando archivos si procede.
4- SEGUIMIENTO: Se asigna un código de seguimiento único que no se identifica con la persona. Con ese número podrá ver el estado de la denuncia.
Para los gestores, operativa ajustada a la legislación y eficiencia en el proceso:
1- ACCESO: La persona responsable accede a la plataforma para revisar las nuevas denuncias, que aparecerán con estado ‘Abierta’. Se cambia el estado a ‘Recibida’.
2- ESTUDIO: Acceden a la denuncia para conocer los detalles, y pasan la denuncia a estado ‘En gestión’.
3- RESOLUCIÓN: Después de realizar las gestiones oportunas, pasarán la denuncia a estado ‘Cerrado’.
4- INFORMES: Desde el backoffice pueden ver todos los casos y el estado de los mismos, así como generar informes para conocer datos de periodicidad, tiempos de resolución de los casos, etc.
En definitiva, se trata de una aplicación hecha para tu empresa y que puedes contratar como servicio, con todas las ventajas que eso conlleva de contar con el asesoramiento de nuestros expertos y las actualizaciones permanentes.
