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20 de febrero de 2023 - Tiempo de lectura 2 min

Gesti贸n de proyectos 101: cinco herramientas para preparar a tu equipo para el 茅xito

Entregar proyectos ambiciosos en plazo y sin desviarse del presupuesto.

Las grandes ideas se materializan si se ponen en marcha los procesos más adecuados, pero la gestión de proyectos puede llegar a ser desconcertante. Está plagada de ideas contrapuestas, plazos de producción cambiantes y gastos crecientes, pero merece la pena invertir en ella para que tu negocio vaya un paso más allá.
Una gestión eficaz de proyectos puede contribuir a aportar más valor gracias a la agilización de procesos, mejora de la colaboración y reducción de las distracciones que nos pueden llevar a malgastar tiempo, dinero y recursos. No tener en cuenta esas tareas críticas pone en riesgo la rentabilidad y las relaciones con los clientes.
Hoy en día, la labor de la gestión de proyectos es incluso más compleja. Los nuevos modelos de trabajo han complicado aún más la entrega de resultados de alta calidad en los plazos acordados y ajustados al presupuesto. Por tanto, coordinar equipos dispersos y obtener una visión completa de la actividad que se desarrolla en cada momento, requiere de nuevas técnicas y herramientas.
Afortunadamente, el software de gestión de proyectos está a la altura de las circunstancias.

¿Qué hace el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos puede servir para planificar, organizar y gestionar el trabajo en equipo desde una única plataforma.
De esta forma, todos saben en lo que están trabajando los demás en cualquier momento. Se acabaron las pérdidas de tiempo.
Además, con la tecnología basada en la nube, que aúna procesos y personas, la productividad aumenta porque el trabajo puede desarrollarse desde cualquier sitio y en cualquier momento.

¿Qué software es el más adecuado para ti?

Existe una selección enorme de herramientas y tecnología disponibles en el mercado, pero la «solución más adecuada» dependerá de tu equipo y de cómo trabaje.
En primer lugar, ten en cuenta el tamaño del equipo y su predisposición para utilizar nuevas tecnologías. A continuación, identifica en qué áreas necesitan más ayuda. ¿Qué tareas requieren un soporte administrativo inmediato? ¿Cuáles pueden automatizarse?
Para ayudarte a decidir, hemos revisado algunas plataformas que cuentan con una alta aceptación.

Asana

¿Te gustaría llevar un seguimiento de todas las acciones que se realizan en un proyecto? Asana podría ser la solución para ti. Los equipos involucrados en el proyecto ya no tendrán que utilizar las confusas hojas de cálculo y podrán adelantarse a los plazos de entrega creando un programa detallado de todos sus proyectos de principio a fin, asignando al responsable de cada proyecto y gestionando las fechas límite. También es posible ver las tareas en curso en tres formatos distintos: líneas de tiempo (diagramas de Gantt), tableros (tarjetas Kanban) o en vista de calendario. La plataforma ofrece también automatizaciones para reducir los retrasos y ahorrar tiempo.

Smartsheet

¿Te vendría bien contar con una solución escalable? Como herramienta de gestión del porfolio de proyectos (PPM), Smartsheet puede pasar de gestionar un único proyecto a una gestión integral de todo el trabajo. Ofrece una plataforma basada en la nube que no necesita codificación o conocimientos de programación y en la que todo el mundo puede crear la solución que necesite, totalmente protegida por el control y la seguridad que requieren los sistemas. Entre las funciones de Smartsheet se encuentran la captura de datos con formularios y la automatización detallada del flujo de trabajo. Incluye también la posibilidad de crear y compartir paneles e informes de manera instantánea.

Wrike

Si lo que tu empresa necesita es una experiencia súper personalizada, Wrike ofrece paneles personalizables, agendas compartidas y otras muchas opciones para la organización de la información en espacios, carpetas, proyectos y más. Incluye también más de 400 herramientas externas que te permiten crear automatizaciones que abarcan múltiples herramientas comerciales con su generador de flujo de trabajo. Otra función muy útil es la tecnología Work Intelligence™ de Wrike, que predice y minimiza los retrasos reduciendo las tareas manuales gracias al «poder de los datos, la IA (Inteligencia Artificial) y el aprendizaje automático».

Monday.com

¿Es útil la colaboración en tiempo real? Monday es un gestor de trabajo que ayuda a los equipos a cumplir los plazos, las prioridades y los cambios que van surgiendo. Gantt y Kanban ofrecen visibilidad completa del proyecto y los paneles te dan una imagen clara de cómo va el progreso. Una función poco habitual que ofrece la plataforma es la capacidad para invitar a colaboradores o clientes externos del proyecto, lo cual permite a los usuarios comunicarse directamente dentro del contexto del proyecto concreto en el que están trabajando.

Kissflow

Si estás buscando una plataforma de automatización del flujo de trabajo diseñada para trabajar con el mínimo seguimiento, Kissflow podría ser una herramienta ideal para ti. Esta plataforma ofrece gestión de tareas, colaboración contextual, informes detallados y funciones de seguridad de datos.

A los directivos les gusta especialmente el hecho de que se pueden establecer rápidamente procesos complejos, e incluso usuarios sin conocimientos técnicos pueden crear aplicaciones productivas sin ningún problema.

Empezar a conseguir más

Un software de gestión de proyectos moderno puede poner orden en el caos, ya que genera equipos más felices y empresas más competitivas.
Plataformas dinámicas (como las que recomendamos aquí) pueden servir para fomentar una colaboración mejor y más estrecha entre los miembros del equipo y presentar proyectos de alta calidad en todo momento.
Además, gracias a la posibilidad de hacer un seguimiento completo de forma online, podrás ver cómo van las cosas e identificar desde oportunidades para una mejor gestión del tiempo hasta un ahorro de costes. Por tanto, el hecho de poder ver el progreso de los proyectos repercute en una mejor toma de decisiones.
Después de todo, si se implementan los procesos adecuados, podrás hacer que toda gran idea se haga realidad.

¿Necesitas más consejos sobre cómo elegir la herramienta más adecuada de gestión de proyectos para tu empresa? Nuestros Asesores Digitales de V-Hub están a tu disposición para ayudarte.

Ahora que ya está todo el equipo en sintonía, sigue leyendo para averiguar cómo ayudarles a compartir archivos de forma segura.

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